Kravspecifikation för ert system

Vad ert ekonomisystem behöver lämna ut för att Wellfish ska kunna räkna klimatavtryck, som läs-API eller filexport, med exempel från de system vi redan kopplar mot.

Den här specifikationen är till er som levererar eller förvaltar ett ekonomisystem som en Wellfish-kund använder. Den beskriver vad Wellfish behöver från systemet, de två sätten att leverera och vad vi inte behöver. Allt bygger på de kopplingar vi redan har byggt mot över 20 ekonomisystem, fakturasystem och resesystem.

Kort: fakturafilen och ett stabilt ID räcker för en komplett klimatberäkning. Kontering, dimensioner och leverantör gör resultatet sorterbart. Vi anpassar oss efter ert format.

Sidan finns också som Markdown, för er som vill ge den till ett AI-verktyg: Visa som Markdown.

I korthet

Bara läsning. Wellfish läser leverantörsfakturor och kvitton. Vi skapar, ändrar eller tar aldrig bort något i ert system.
Fakturafilen räcker. Vår AI läser varje rad i fakturan och väljer utsläppskategori och mängd. Bokföringsdata är ett plus.
Ni bestämmer vad som syns. Wellfish får en egen identitet med enbart läsrätt till leverantörsfakturor. Ni kan spärra den när som helst.
Originalen stannar hos er. Wellfish sparar fakturans ID, inte filen, och hämtar filen från ert system när någon öppnar den.
Två sätt att leverera. Ett läs-API som Wellfish hämtar från, eller en filexport som Wellfish arbetar från. Vi föredrar API:t.

Två nivåer

Välj nivå tillsammans med kunden. Standard är den nivå vi rekommenderar, eftersom de flesta kunder vill se utsläppen per kostnadsställe, projekt eller fordon.

Lite

Ert system lämnar ut

Fakturafilen (PDF, TIFF, JPG, PNG)
Ett unikt, beständigt faktura-ID
Bolag
Fakturadatum eller bokföringsdatum

Kunden får i Wellfish

Kategori och mängd per fakturarad, läst av AI
Utsläpp per rad, bolag och månad
Scope 1–3

Standard (rekommenderad)

Ert system lämnar ut

Allt i Lite
Dimensioner, med kod och namn
Konto per rad, med nummer och namn
Leverantörens namn

Kunden får i Wellfish

Allt i Lite
Utsläpp per kostnadsställe, projekt, fordon eller kund
Automatiska regler per leverantör eller konto
Sök och filter på leverantör och konto

Vad AI läser ut och vad Wellfish sparar finns under Vilken data vi läser.

Sätt 1: ett läs-API som Wellfish hämtar från

Det sätt vi föredrar. Ert system visar leverantörsfakturor och deras filer genom ett API. Wellfish hämtar. Ert system behöver aldrig känna till Wellfish.

Det här behöver API:t kunna

Krav	Nivå
Lista leverantörsfakturor per bolag och datumintervall, med sidindelning	Lite
Ett beständigt ID per faktura och per fil	Lite
Hämta filen för ett ID: PDF, TIFF, JPG eller PNG, alla sidor och bilagor	Lite
Bara bokförda, godkända eller betalda fakturor. Inga utkast, inga makulerade	Lite
Konto, dimensioner och leverantör per faktura eller rad, med kod och namn	Standard
Register över dimensioner och kontoplan, så att koder får namn	Plus
En sekretessflagga per faktura, så att Wellfish hoppar över den	Plus
Kvitton i en verifikationsserie, listade per datum med filer	Plus
Ett filter på “ändrad sedan”	Plus
Fakturarader som data: beskrivning, antal, enhet, belopp, artikelnummer	Plus

Bra att veta:

ID:t måste vara giltigt så länge fakturan finns. Wellfish sparar ID:t, inte filen, och hämtar filen från ert system varje gång någon öppnar den.
Samma faktura kan listas flera gånger. Wellfish hämtar ett överlappande tidsfönster. ID:t avgör om fakturan redan finns.
Gränser. En fil är högst 20 MB. En PDF har högst 50 sidor. XML utan inbäddad PDF kan vi inte läsa.
Hur filen lämnas ut spelar mindre roll. Binärdata, base64 eller en tillfällig länk fungerar.

Vi anpassar oss efter ert format

Allt nedan finns i kopplingar vi kör i dag. Har ni redan något av det utgår vi från det.

Protokoll: REST med JSON, OData, SOAP, eller filexport i Excel, CSV eller Parquet.
Filen: binärdata, base64 i JSON eller en tillfällig nedladdningslänk. PDF, TIFF, JPG eller PNG.
Urval: datumintervall med sidindelning, eller “ändrad sedan”. Löpnummer, GUID eller serie och nummer som ID.
Kontering: per rad eller per faktura. Koder med eget register, eller namn direkt. Kontering som sätts i efterhand.

Vad varje koppling läser finns på systemets egen sida under Integrationer.

Åtkomst

En egen identitet för Wellfish med enbart läsrätt. Välj det sätt som är enklast för er.

Sätt	Så fungerar det	I dag
API-nyckel per bolag	Kunden klistrar in nyckeln i Wellfish. Wellfish skickar den i en rubrik. Enklast att bygga.	Kleer, MediusGo, Marathon, Flex HRM
Partnernyckel eller client credentials	Wellfish får en klient hos er. Kunden anger sitt företags-ID i Wellfish.	Hogia, EMCE, Visma Severa, Medius APA, ISP-next
OAuth2 authorization code	Kunden loggar in hos er och godkänner Wellfish. Wellfish förnyar nyckeln själv.	Fortnox, Xero, Visma eEkonomi, Visma Net, Procountor

HTTPS, från en fast IP-adress som ni kan vitlista.
Nyckeln lagras krypterad hos Wellfish. Kunden kan spärra den när som helst.
Säg hur många anrop per minut ni tillåter. Wellfish respekterar 429 med Retry-After och anropar i en följd.

Hur kopplingen skyddas finns under Så hanterar vi data från ert ekonomisystem.

Det behöver vi inte

Användarkonto eller skrivrätt i ert system.
Kundfakturor, löner, banktransaktioner eller huvudboken i övrigt.
Personuppgifter utöver leverantörens namn.

Sätt 2: filexport

Kan ert system exportera en lista med fakturor, och lämna ut filen för ett ID, kan Wellfish arbeta från listan.

Listan: ID, bolag, datum, och för Standard konto, dimensioner och leverantör. Excel, CSV eller Parquet.
Filen: hämtas per ID, med en nyckel eller klient som i Sätt 1.
Dubbletter: fakturor som redan finns i Wellfish hoppas över, så listan kan exporteras om med överlapp.

Så gör ISP-next (Excel med bolag, datum, fakturanummer och länk, PDF som base64) och Rillion Prime (Parquet på kundens lagringsplats, fakturabild genom en webbtjänst) i dag.

Så går det till

Startmöte

Kunden, ni och Wellfish väljer nivå, sätt att leverera och dimensioner.

Test

Ni eller kunden ger Wellfish inloggningsuppgifter till ett bolag med fakturor. Wellfish hämtar dem och räknar.

Avstämning

Vi jämför kategorier och summor i Wellfish mot ert system.

Drift

Wellfish hämtar historik från kundens startdatum, sedan nya fakturor löpande.

Det här vill vi ha från er

En beskrivning av API:t eller exportformatet: OpenAPI, WSDL eller en exempelfil.
Eventuellt inloggningsuppgifter till ett bolag med fakturor: nyckel, klient eller användare, enligt det sätt ni valt. I många fall får vi dem från kunden i stället.
Era gränser: anrop per minut, största fil, sidstorlek.
En kontaktperson för tekniska frågor.

Skriv till info@wellfish.se. Vi ställer gärna upp på ett kort möte.