Wellfish räknar klimatavtryck från det som redan finns i er bokföring. Därför kopplar vi oss till ert ekonomisystem. Den här sidan visar exakt vad som händer med ett underlag, från fakturan hos er till utsläppssiffran i Wellfish.
Flödet för en faktura
Wellfish läser nya underlag
Wellfish hämtar de leverantörsfakturor, kvitton och verifikationer som har kommit in sedan förra gången. Vi läser bara. Vi ändrar aldrig något i ert system.
AI läser dokumentet
Varje dokument skickas till vår AI-tjänst i Microsoft Azure, som läser av leverantör, vad som köpts, mängd och enhet. Dokumentet raderas hos Microsoft när det är läst. Microsoft tränar inte på det.
Wellfish sparar den utlästa datan
Vi sparar det AI läste ut, bokföringsdatan för transaktionen och en referens till dokumentet i ert system. Vi sparar inte själva filen, utom i de undantag som beskrivs nedan.
Wellfish räknar, ni granskar
Vi matchar varje rad mot en emissionsfaktor och räknar fram utsläppet. Ni ser resultatet i Wellfish, kan öppna originalet från ert system och kan ändra eller avvisa varje transaktion.
När ni öppnar ett dokument
Wellfish har ingen kopia av fakturan eller kvittot. När ni öppnar ett underlag i Wellfish hämtar vi filen från ert system i samma stund, visar den för er och sparar den inte.
Om ni tar bort dokumentet i ert system, eller återkallar kopplingen, kan Wellfish inte längre visa det.
Vad vi läser
Wellfish läser den data som behövs för att hitta, tolka och bokföra ett inköp på rätt sätt:
| Data | Varför |
|---|---|
| Leverantörsfakturor och kvitton, med bilagor | Underlaget som AI läser. |
| Verifikationer och konton | Datum, belopp och konto för varje inköp. |
| Leverantörsregister | Leverantörens namn, så att vi kan känna igen återkommande inköp. |
| Dimensioner, till exempel kostnadsställe och projekt | Så att ni kan se utsläppen per avdelning eller projekt. |
| Företagsuppgifter | Namn och räkenskapsår. |
Vi läser inte löner, kundfakturor eller banktransaktioner. Fakturor som ert system markerar som sekretessbelagda hoppar vi över, i de system som kan visa den markeringen för oss.
Vad vi sparar och var
| Hos er | Hos Wellfish | Hos Microsoft Azure |
|---|---|---|
| Originalfilen (fakturan, kvittot). | En referens till filen, inte filen. | Ingenting efter läsningen. |
| Hela bokföringen. | Datum, leverantör, belopp, konto och dimensioner för varje inköp. | |
| Det AI läste ut: leverantör, datum, belopp, kategori och mängd per inköp, och fakturaraderna. | ||
| Utsläppet, emissionsfaktorn och vilken metodversion som användes. | ||
| Vem som godkände eller ändrade transaktionen, och när. |
Exakt vilka fält AI svarar med, och vilka av dem vi sparar, finns under Vad AI läser ut och vad vi sparar.
Undantag: filer som ni laddar upp direkt i Wellfish, och system som inte kan lämna ut ett dokument till oss i efterhand. De filerna sparar vi på vår krypterade fillagring i Göteborg.
Era inloggningsuppgifter till ekonomisystemet
- Ni godkänner, vi får en nyckel. För Fortnox, Visma och liknande system loggar ni in hos leverantören och godkänner Wellfish. Vi får en åtkomstnyckel. Vi ser aldrig ert lösenord.
- Nyckeln är krypterad. Åtkomstnycklar och API-nycklar lagras krypterade i vår databas. Bara applikationen kan läsa dem.
- Nyckeln ger bara läsning. Vår kod gör bara läsanrop mot ert system. Den skapar, ändrar eller tar aldrig bort något.
- Ni kan dra tillbaka nyckeln när som helst. Återkalla Wellfish i ert ekonomisystem, så slutar hämtningen direkt.
Avsluta kopplingen
- Återkalla Wellfish i ert ekonomisystem, eller be oss ta bort kopplingen.
- Wellfish slutar hämta data. Det vi redan har räknat fram finns kvar i Wellfish, så att era rapporter fortsätter att stämma.
- Vill ni att vi raderar allt, gör vi det enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.
Vilka system vi kopplar mot finns på wellfish.se/systemintegrationer. Hur vi lagrar och skyddar datan i övrigt finns under Lagring och radering.